Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 12 800 employés et 900 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, une maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Le CISSS de la Montérégie-Centre applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes ainsi que les personnes en situation de handicap à soumettre leur candidature.

Dans le cadre de notre mission régionale de l’Institut Nazareth et Louis-Braille, nous accordons une importance particulière à l’inclusion et aux accommodements pour les personnes en situation de handicap. Nous vous invitons donc à nous informer de tout besoin nécessitant un aménagement technique ou physique lors du processus de sélection. Soyez assuré que ces renseignements seront traités en toute confidentialité

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

Horaire: Lundi au Vendredi de jour

Port d'attache: 700 rue Martel à Richelieu

1. Concours réservé au personnel du CISSS de la Montérégie-Centre;
2. Concours réservé aux établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024

Sous l’autorité de la personne supérieure immédiate, la personne titulaire du poste d’agent administratif classe 1 est responsable du soutien administratif nécessaire au bon fonctionnement du service technique. Elle réalise les activités de suivi administratif des demandes de services, de leur réception à leur orientation. Elle collabore aux activités de communication (écrites, téléphoniques et électroniques) permettant l’accessibilité et la continuité des services. En plus du travail de secrétariat (accueil, bureautique, gestion des appels de service, appels téléphoniques et des courriers, classement, paies,…), la personne gère l’ensemble des dossiers techniques et leur suivi administratif. Elle participe également à l’organisation générale de la structure. Interface entre le service et l’extérieur, elle est autorisée à fournir certaines informations techniques aux clients, à les orienter et les conseiller. Enfin, elle réalise les activités de planification des horaires en collaboration du gestionnaire.

COMPOSANTES ET DESCRIPTION DES FONCTIONS

De façon plus spécifique, la personne titulaire du poste d’agent administratif classe 1 doit :

Pour le volet soutien administratif des demandes de services
 Assurer le suivi de la correspondance, du traitement des appels téléphoniques et de la tenue des dossiers;
 Recevoir et transmettre des demandes de réparations;
 Gérer les demandes selon leurs niveaux de priorité;
 Émettre des bons de commandes pour les fournisseurs;
 Assurer le suivi administratif des projets du service;
 Assurer le traitement administratif des dossiers tel que :
o Devis et soumissions;
o Facturations, validation des travaux et contrôle d’imputations budgétaires;
 Effectuer les demandes de retours de marchandises et assurer la transmission d’information auprès des services d’approvisionnement et de la facturation;
 Numériser et classer les bons de travail et de livraison des fournisseurs;
 Effectuer la sortie d’équipements au fournisseur externe concerné pour réparation et s’assurer du suivi jusqu’à son retour;
 Faire la gestion de l’inventaire de bureau et des fournitures des ouvriers;
 Travailler en complémentarité avec les autres agents administratifs de son services et des autres secteur d’activités. 

Pour le volet soutien administratif aux activités de planification des horaires
 Procéder à la confection des horaires ainsi qu’à l’affichage dans les délais prévus et en respect des règles prévues aux conventions collectives;
 Assurer la confection des horaires pour la période à venir pour tout le personnel du centre d’activité;
 Assurer le maintien des horaires pour la période en cours pour :
o Toute recherche additionnelle de personnel en respect des quotas (ou de plans de contingence), des conventions collectives et de la séquence d’activités;
o Toute modification devant être apportée à l’horaire et demandée par le chef de service;
 Soutenir son supérieur immédiat et assurer une collaboration étroite avec le service des activités de remplacement pour toute situation exceptionnelle (hors règles conventionnées de couverture des besoins);
 Assurer la concordance entre les relevés de présences signés et l’horaire en respect des délais du cycle de paie, sans toutefois procéder à l’approbation de la paie, et informer son supérieur de toute situation problématique;
 Assurer et réaliser la séquence d’activités de planification des congés annuels des équipes et afficher le calendrier final dans les délais prévus;
 Connaitre et assurer la mise à jour de ses connaissances des modules pertinents du système de gestion des ressources humaines (module horaire, module recherche de remplaçants, cahier de postes, etc.).

Pour le volet soutien administratif au gestionnaire
 Assurer la confection et maintien à jour les listes de garde hebdomadaire et des calendriers de garde technique;
 Assurer les suivis, à la demande des gestionnaires, auprès des RH et RF;
 Assurer et maintenir à jour le classement des documents administratifs;
 Assurer l’actualisation permanente des tableaux des suivis tel que les commandes et facturations, liste d’employés, copie de clés, etc;
 Donner suite aux communications reçues et transmettre les renseignements relevant de sa compétence ou référer le demandeur à la personne concernée;
 Produire et transmettre des notes de service selon le protocole et l’échéance étalblis par le gestionnaire;
 Effectuer de l’entrée de données dans différentes bases de données ou logiciels, tel que Octopus, GRM, Virtuo, etc;
 Rédiger ou compléter selon le cas, divers documents, lettres, textes, rapports et bases de données, en utilisant les outils informatiques ou autres disponibles;
 Organiser les rencontres concernant les dossiers stratégiques du service, incluant les réservations de salles et la communication des informations.

Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat.

Exigences:

Pour l'obtention du poste vous devez avoir réussi les tests de pré qualification ci-dessous avant la fin de l'affichage  : 

Français - 75 %

Excel - 70 %

Word - 70 %

Clavier - 35 m/m

Les avantages offerts :

• 4 semaines de vacances après 1 année de service;
• Régime d’assurance collective;
• Régime de retraite;
• Primes de soirs, de nuits, de fins de semaine;
• Programme d’aide aux employés.