Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 13 000 employés et 900 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, une maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

Le CISSSMC est à la recherche de candidat(e)s afin de pourvoir un poste de technicien(ne) en administration au sein de la Direction générale adjointe et de la Présidence-direction générale adjointe. 

Horaire: Lundi au Vendredi de jour

Présentiel requis pour ce poste, possibilité de télétravail en mode hybride

Libellé du titre d'emploi:

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution des travaux complexes à caractères administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction:

• Personne qui assiste prioritairement la Présidente-directrice générale adjointe (PDGA) et la Directrice générale ajointe (DGA) dans leurs fonctions administratives .
• Elle effectue la recherche d'informations relatives aux responsabilités de la Présidence-direction générale ajointe et la Direction générale adjointe.
• Elle assure les suivis auprès des gestionnaires du CISSS pour toute question relavant de sa compétence.
• Elle est responsable de l'organisation du secrétariat de la Présidence-direction générale adjointe, Direction générale adjointe et de la distribution des tâches qui s'y rattachent.
• Elle collabore à la gestion du personnel administratif, participe à la sélection du nouveau personnel, à leur orientation et à l'appréciation de leur contribution.
• De plus, elle exécute des travaux complexes à caractère administratif en procédant à la collecte et à l'analyse de données reliées aux différents mandats confiés.

Composantes et descriptions des fonctions:

Assistance administrative et activités spécifiques:

• Collaborer à la planification, à l'organisation et à la coordination d'activités techniques et de support pour les comités dont ses supérieures font partie, telles que la détermination des priorités, l'élaboration d'échéanciers, la répartition des tâches, la collecte, l'analyse et la synthèse de données.
• Recueillir, résumer et adapter des données à caractère administratif.
• Assurer le suivi des relevés de paie et des rapports de déplacement du personnel.
• Collaborer à la planification et à l'organisation de comités et de réunions: préparer les convocations, les ordres du jours, les dossiers administratifs, effectuer les réservations et vérifier les besoins logistique.
• Participer à des réunions et rédiger les procès-verbaux ainsi que les comptes rendus.
• Identifier les problèmes qui nuisent à la bonne marche de l'administration, en informe ses supérieures et émet des recommandations.
• Participer au développement et à l'implantation de nouvelles procédures administratives.
• Rédiger, transcrire, adapter, concevoir, mettre en page et réviser divers documents, tableaux, rapports à partir de notes, à l'aide des logiciels appropriés (Word, Excel, PowerPoint, PowerBI, OneNote, etc) et s'assurer de la qualité de ceux-ci.
• Organiser le travail en fonction des priorités et des échéanciers de réalisation.
• Effectuer l'ensemble des activités de secrétariat (projet de résolution, révision des règlements, etc).
• Assurer le suivi des demandes de renseignements, des sondages internes et externes et voit à procurer à ses supérieures tous les éléments pertinents pour y répondre, et assurer les suivis auprès des personnes concernés.
• Exécuter des travaux de bureautique et de secrétariat de nature complexe comportant de la cueillette de données, des statistiques et la création de tableau de bord.
• Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande de ses gestionnaires.

Gestion de la circulation et conservation des documents administratifs:

• Élaborer des procédures pour normaliser-rationaliser-automatiser des tâches telles la production, la circulation et l'archivage de documents.
• Assurer le traitement de la correspondance (papier et électronique) de la PDGA, DGA et le sien en faisant la recherche, la cueillette et l'agencement des renseignements nécessaires.
• Assurer la suivi des dossiers, identifier les besoins et apporte des solutions.
• Établir les procédures de diffusion des dossiers et documents aux fins de présentation à différentes instances.
• Recueillir, de sources internes et externes, des informations pouvant répondre à des besoins, spécifiques dans les délais requis.
• Appliquer les règles d'archivage et de conservation des documents.
• Connaître et utiliser adéquatement les formulaires reliés aux activités des gestionnaires.

Accueil et relations publiques:

• Afficher une attitude professionnelle, une apparence soignée et un langage approprié en tout temps.
• Respecter la confidentialité des dossiers et faire preuve de discrétion.
• Fixer et confirmer les rendez-vous ainsi que tenir l'agenda à jour de ses gestionnaires.
• Répondre au téléphone, filtrer les appels et fournir les renseignements qui relèvent de sa compétence ou les acheminer à la personne en mesure de répondre.

Rédaction de correspondance et documents administratifs:

• Rédiger la correspondance administrative de ses supérieures.
• Préparer des projets de rapports et autres documents administratifs.
• Réviser certains textes au point de vue de la composition, de la synthèse et du vocabulaire et assure la bonne présentation technique.

Gestion de procédés nouveaux:

• Participe à l'évaluation de nouvelles versions de logiciels.
• Collabore à l'implantation de nouveaux systèmes bureautique.
• Proposer des normes pour assurer la sécurité et la confidentialité des documents.

Responsabilités inhérentes à la fonction:

• Faire preuve de discrétion et d'un respect absolu de la confidentialité de l'information comprise dans les courriels et correspondances, appels et interactions transigeant pour et par la PDGA et la DGA.
• Faire preuve d'initiative pour résoudre les difficultés rencontrées.
• Agir dans le cadre de ses compétences, sans dépasser les limites de ses fonctions.
• Faire des suggestions en vue d'améliorer les politiques et procédures.
• Saisir toutes les possibilités de parfaire ses connaissances.
• Faire preuve d'assiduité et de ponctualité.
• Avertir sa gestionnaire de toute modification apportée à son horaire de travail et s'assurer qu'elle soit informée et saisie des urgences dans les meilleurs délais.

Santé et sécurité au travail:

• Prendre connaissance et respecter la politique PPQVT ainsi que les procédures, programmes, directives, méthodes de travail et règles découlant de celle-ci ainsi que la législation applicable.
• Prendre les mesures et les moyens nécessaires pour protéger sa santé, sa sécurité et son intégrité physique et psychologique et s'engager à respecter les politiques et procédures en lien avec la santé et sécurité au travail.
• Participer activement à l'identification et à la mise en œuvre des mesures pour maintenir et protéger sa santé et assurer sa sécurité et son bien-être au travail ainsi que celui des autres personnes. 

Exigences :

• Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en technique de comptabilité et de gestion, en technique de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente au domaine visé.

Qualités recherchées

• Maturité
• Autonomie (habilité à régler des problèmes complexe)
• Dynamisme et entregent
• Esprit d'initiative marqué
• Capacité d'innovation développé
• Excellente habilité de communication
• Discrétion et confidentialité
• Capacité à bien gérer son stress
• Aptitude de gestion
• Jugement développé (sens de l'organisation, des priorités et des responsabilités)
• Souplesse et disponibilité

Les avantages offerts :

• 4 semaines de vacances après 1 année de service;
• Régime d’assurance collective;
• Régime de retraite;
• Programme d’aide aux employés.