Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 12 800 employés et 900 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, une maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

Le CISSSMC est à la recherche de candidat(e)s afin de pourvoir un remplacement d'agent(e) administratif(ve) classe 1 au Laboratoires régionaux (serveur). 

Horaire: Lundi au vendredi de 8h00 à 16h00

Port d'attache: 1020, Parent, Saint-Bruno-de-Montarville 

LIBELLÉ DU TITRE D’EMPLOI 

Personne qui assiste un responsable au sein d’une unité administrative dans ses fonctions  administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat ou à la bureautique nécessitant des connaissances approfondies du milieu où elle exerce ses responsabilités. Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal. Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers. Elle peut assumer de façon autonome, au sein du milieu, des responsabilités de coordination, d’organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique. Elle peut également effectuer des tâches relevant d’un secteur d’activités tel que la comptabilité ou l’approvisionnement.

COMPOSANTES ET DESCRIPTION DES FONCTIONS

Opérations, planification et organisation 

• Collaborer à la réalisation des objectifs du service et des départements ; 
• Assurer la rédaction de certains documents à partir de renseignements des chefs de service de laboratoire, des chefs médicaux, de l’assistant chef qualité et coordonnateurs techniques (procédures, politiques, note de service, lettres, confection de tableaux et de formulaires); 
• Travailler en étroite collaboration avec les chefs de service, l’assistant- chef qualité,  les assistants chefs et coordonnateurs techniques;
• Effectuer les modifications ainsi que la mise en page de tous les documents officiels locaux et régionaux via notre base de données du logiciel de gestion documentaire des laboratoires;
• Effectuer la gestion de la codification des documents officiels locaux et régionaux; 
• Participer à la rédaction/correction de procédures, politiques, fiches techniques, formulaires; 
• Voir aux communications internes et externes et agir comme personne -ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences aux différentes demandes; 
• Effectuer l’harmonisation et la révision des instructions à l’usager (local et régional); 
• Assistance administrative et cléricale : Effectuer la numérisation et le classement des différents documents selon les processus établis;
• Effectuer les modifications demandées ainsi que la mise en page de tous les documents officiels;
• Élaborer, rédiger et valider les politiques, procédures, fiches techniques et les autres documents connexes qui sont d’ordre général;
• Participer aux corrections d’erreur de médecin et d’adresse en collaboration avec l’assistant-chef et/ou coordonnateur technique; 
• Préparer les notes de service à la demande du chef de service ou des médecins spécialistes; 
• Maintien à jour de la liste d’inventaire des équipements dans le logiciel de gestion documentaire des laboratoires;
• Collabore à maintenir à jour des dossiers d’employés.
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Rédaction de documents administratifs

• Transcrire les documents relatifs au travail des différents secteurs;
• Rédaction de documents à partir d’idées maîtresses;
• Collaborer à la mise en place, à la révision et à la rédaction de procédures.

Gestion du matériel 

• Accueillir les nouveaux employés : préparation de la fiche d’accueil, cartes d’accès labo et entrée des employés en collaboration avec la sécurité, formulaire de stationnement, etc.

Assurance qualité 

Discuter de toute amélioration concernant le service de biologie médicale avec le chef de service des laboratoires, les assistants-chefs qualité régionale et locale et l’APPR;

•  Participer à la résolution des plaintes de la clientèle et transmettre les informations pertinentes au chef de service pour le suivi des plaintes;
• Participer et collaborer avec les chefs de service et l’équipe qualité (assistants-chefs) en vue de la visite du Bureau de normalisation du Québec (BNQ) pour notre accréditation des laboratoires selon les normes du Conseil canadien des normes (CCN);
• Maintenir à jour la liste des normes et lois dans la gestion documentaire;
• Participer comme auditeur des audits régional, tel que la saisie de requête, température des glacières (transport), etc. 
• Collaborer avec les cliniciens et autres membres du personnel pour évaluer et améliorer les services;
• Participer aux extractions du système d’information du laboratoire pour tout audit ou indicateur qualité;
• Déclarer tout incident et accident et non-conformité par le biais du système informatique ou le formulaire de déclaration.

Transmission des connaissances et développement des compétences

• Agir comme personne-ressource auprès des utilisateurs du logiciel de gestion documentaire selon les politiques et les procédures en vigueur; Agir comme personne-ressource auprès des utilisateurs du système d’information du laboratoire;
• Engagement professionnel : Identifier, en collaboration avec le chef de service, ses besoins de formation;
• Accomplir une démarche d’auto-évaluation avec le supérieur immédiat lors de l’évaluation du rendement;
• Participer et s’impliquer dans les réunions de service ; Lire les procédures, les politiques et les fiches techniques dans les délais prescrits ainsi qu’assurer leurs applications;
• Assurer la confidentialité permanente des informations de patients;
• S’assurer du respect du code de civilité de l’organisation, le code d’éthique de l’organisation
• Effectuer toute tâche connexe à la demande des chefs de service et/ou de son supérieur immédiat.

Engagement professionnel

• Prendre connaissance et respecter la politique PPQVT ainsi que les procédures, programmes, directives, méthodes de travail et règles découlant de celle-ci ainsi que la législation applicable;
• Prendre les mesures et les moyens appropriés afin de développer et maintenir des habitudes d’assiduité et de ponctualité; 
• Participer à l’identification de ses besoins de développement des compétences, aux activités d’information et de formation nécessaires pour effectuer ses tâches de façon sécuritaire et appliquer les méthodes de travail et les consignes acquises;
• Participer aux enquêtes et analyses d’accident du travail et à la recherche de solutions et à la mise en place des mesures correctives; 
• Collaborer aux différents processus de gestion des absences, incluant ceux en lien avec la gestion médico-administrative.

  Exigences :

DES 

Réussir les tests suivants: Excel - 70 % Français: 75% Word - 70 % Clavier - 35 m/m 

Les avantages offerts :

• 4 semaines de vacances après 1 année de service;
• Régime d’assurance collective;
• Régime de retraite;
• Programme d’aide aux employés.