Spécialiste en procédés administratifs (SPA) Soutien à la PDGA et à la DGA

Santé Québec Montérégie-Centre a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.

Santé Québec Montérégie-Centre, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 13 200 employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille, plusieurs CHSLD, CLSC et maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Santé Québec Montérégie-Centre chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

Santé Québec – Montérégie-Centre est à la recherche d’une personne rigoureuse, structurée et orientée vers la collaboration pour soutenir la Présidence-direction générale adjointe et la Direction générale adjointe. Le poste combine le soutien aux processus administratifs, la coordination de travaux transversaux, l’analyse d’indicateurs et la préparation de rencontres de gouvernance clinique. 

La personne titulaire contribue à améliorer le fonctionnement des services en analysant les besoins et en élaborant des méthodes, outils et mécanismes de suivi. Elle exerce un rôle professionnel de soutien, de coordination et d’analyse, sans responsabilité hiérarchique ni pouvoir décisionnel propre aux fonctions d’encadrement. 

Libellé: Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services. 

Sommaire de la fonction 

Sous l’autorité de la PDGA et en soutien fonctionnel à la DGA, la personne titulaire analyse des besoins administratifs, développe et actualise des outils de travail, soutient la planification et le suivi de projets, prépare des analyses utiles à la prise de décision et assure la coordination administrative de dossiers et de comités stratégiques cliniques. 

Elle travaille en étroite collaboration avec les directions cliniques et administratives, les responsables de dossiers, les équipes de performance et les partenaires concernés. Elle assure la qualité, la fiabilité, la traçabilité et la confidentialité de l’information traitée. 

Principales responsabilités 

1. Soutien administratif professionnel à la PDGA et à la DGA  

Préparer, structurer et mettre en forme des notes de breffage, fiches synthèses, projets d’ordre du jour, présentations, tableaux de suivi et documents d’aide à la décision. 

Coordonner la collecte d’information auprès des directions concernées, effectuer les relances requises et consolider les contributions reçues. 

Assurer le suivi administratif des décisions, mandats, livrables, échéanciers et engagements relevant de la PDGA et de la DGA. 

Proposer et maintenir des méthodes de classement, de gestion documentaire, de contrôle des versions et d’archivage conformes aux règles en vigueur.  

Contribuer à l’amélioration des processus administratifs et des outils de suivi afin d’accroître l’efficience, la cohérence et la qualité des travaux.  

1.1 Coordination administrative, agendas et rencontres  

En complément du soutien professionnel aux dossiers, la personne titulaire assure une coordination administrative structurée permettant à la PDGA et à la DGA de consacrer leur attention aux priorités organisationnelles. 

Assurer un soutien à la gestion des agendas de la PDGA et de la DGA : coordination des disponibilités, planification des plages de travail, ajustement des rendez-vous et repérage des conflits d’horaire nécessitant un arbitrage.  

Planifier et organiser les rencontres internes et externes : recherche de disponibilités, envoi et mise à jour des invitations, réservation des salles ou des liens de réunion virtuelle et transmission des renseignements logistiques.  

Préparer les rencontres en recueillant les documents requis, en proposant une séquence de sujets, en confirmant les personnes contributrices et en rendant disponible la documentation dans les délais attendus. 

Effectuer les rappels et les relances nécessaires auprès des personnes concernées afin d’obtenir les confirmations, documents, données ou suivis attendus. 

Soutenir la coordination des déplacements, activités de représentation et rencontres multisites, lorsque requis, selon les règles et les procédures applicables. 

Assurer le traitement et l’orientation des demandes reçues, en déterminer le degré de priorité selon les paramètres convenus et les acheminer aux personnes responsables. 

Tenir à jour les listes de distribution, calendriers de comités, coordonnées des partenaires, répertoires de documents et autres outils administratifs nécessaires au bon fonctionnement des activités. 

Préparer les ordres du jour, documents de séance, relevés de décisions et suivis administratifs, puis classer les versions finales dans les espaces documentaires désignés. 

Contribuer à la coordination des échéances récurrentes, des redditions de comptes et des activités annuelles relevant de la PDGA et de la DGA. 

Traiter l’information avec discrétion et assurer la confidentialité des agendas, documents, échanges et dossiers sensibles. 

2. Soutien aux projets et dossiers transversaux 

Soutenir la planification, la coordination et le suivi de projets ou de chantiers confiés par la PDGA ou la DGA. 

Documenter les objectifs, étapes, livrables, responsabilités, risques, enjeux, dépendances et échéanciers à l’aide d’outils adaptés. 

Recueillir, valider et synthétiser l’information pertinente, puis préparer les états de situation et les suivis requis. 

Participer aux rencontres de projet, rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions et assurer la mise à jour des plans d’action. 

Soutenir les consultations auprès des parties prenantes et faciliter la circulation de l’information entre les directions, sans se substituer aux responsables décisionnels ou cliniques. 

3. Analyse d’indicateurs et soutien à la performance 

Compiler, organiser et valider les données provenant des sources autorisées, en collaboration avec les équipes détentrices des données. 

Produire des tableaux de bord, portraits synthèses et analyses descriptives portant notamment sur l’évolution, les tendances, les écarts, les cibles et les éléments nécessitant une vigie. 

Documenter les définitions, sources, périodes de référence, limites et règles de calcul afin de favoriser une lecture commune des indicateurs. 

Repérer les variations ou incohérences nécessitant une validation et les soumettre aux responsables concernés; ne pas interpréter seul les résultats cliniques ni établir de conclusions causales non validées. 

Préparer des supports visuels clairs et accessibles pour les rencontres de pilotage et les discussions stratégiques. 

Soutenir au suivi et à la planification du pilotage stratégique en collaboration avec la DQEPEL 

4. Préparation de rencontres stratégiques et cliniques 

Soutenir la préparation des rencontres par la planification des travaux, la collecte des documents, la structuration des contenus et la coordination des contributions. 

Préparer les dossiers de séance : ordre du jour proposé, fiches synthèses, présentations, tableaux de bord, documents de référence et questions de discussion. 

Consigner les décisions, recommandations, responsabilités et échéances, puis assurer le suivi administratif des actions convenues. 

Veiller à la disponibilité des versions finales, à la traçabilité des documents et à la mise à jour des registres de décisions ou de recommandations. 

5. Soutien aux comités de gouvernance clinique 

La personne titulaire doit notamment soutenir le Comité tactique de coordination clinique (CTCC), le Conseil interdisciplinaire d’évaluation des trajectoires et de l’organisation clinique (CIETOC) et d’autres instances désignées. 

Coordonner le calendrier de travail, les échéanciers, les demandes de contenu et la préparation documentaire des séances. 

Soutenir l’utilisation de gabarits communs pour les demandes, recommandations, suivis de mandats et fiches de présentation. 

Maintenir un registre des sujets, décisions, recommandations, livrables, indicateurs et suivis confiés. 

Préparer des synthèses factuelles facilitant l’analyse des enjeux de trajectoires, d’accès, de continuité, de fluidité, de qualité et d’efficience. 

Assurer les arrimages administratifs requis entre les comités et les directions concernées, selon les mécanismes de gouvernance établis. 

6. Amélioration des méthodes et systèmes administratifs  

Analyser les besoins des utilisateurs et cartographier, lorsque pertinent, les processus administratifs liés aux dossiers confiés. 

Concevoir ou améliorer des gabarits, procédures, outils de suivi, mécanismes de reddition de comptes et pratiques de travail collaboratif. 

Évaluer l’utilisation et la pertinence des outils développés, recueillir la rétroaction et proposer des ajustements. 

Contribuer à la standardisation des pratiques tout en tenant compte des réalités des directions et des exigences de confidentialité, de sécurité de l’information et de conservation documentaire. 

Livrables attendus 

Notes de breffage, fiches synthèses et documents d’aide à la décision fiables et remis dans les délais convenus. 

Tableaux de bord et analyses descriptives comprenant les tendances, écarts, cibles, sources et limites des données. 

Plans de travail, plans d’action, échéanciers, registres de décisions et suivis de mandats à jour. 

Dossiers de séance complets pour les rencontres stratégiques et les comités soutenus. 

Outils, gabarits et méthodes administratives favorisant la cohérence, la traçabilité et l’efficience. 

Agendas coordonnés, invitations à jour, dossiers de rencontre complets et suivis administratifs réalisés dans les délais convenus. 

Profil recherché:

La personne recherchée se distingue par sa rigueur et son jugement. Elle fait preuve d’un grand souci d’exactitude, valide systématiquement les sources d’information, agit avec discrétion et respecte les limites de son rôle.

Elle possède d’excellentes capacités d’analyse et de synthèse lui permettant de transformer des informations complexes en constats factuels et en outils de gestion utiles à la prise de décision.

Dotée d’un sens développé de l’organisation, elle est en mesure de gérer simultanément plusieurs dossiers, d’établir les priorités adéquates et de respecter les échéanciers convenus.

Elle démontre également une forte aptitude à la collaboration, travaillant avec aisance auprès de multiples directions et disciplines dans une approche de service-conseil.

Ses habiletés de communication se traduisent par une grande clarté dans ses échanges, du tact dans ses interventions, une bonne capacité d’écoute ainsi qu’une qualité supérieure de rédaction.

Dans un contexte en constante évolution, elle fait preuve d’adaptabilité et contribue activement à l’amélioration continue des méthodes et des façons de faire.

Enfin, elle exerce ses fonctions avec une grande autonomie professionnelle, faisant preuve d’initiative dans la réalisation de ses mandats tout en sollicitant les instances appropriées lorsque des orientations ou des décisions sont requises.

Conditions de travail 

Rémunération et conditions de travail selon les dispositions applicables au titre d’emploi de spécialiste en procédés administratifs (1109). 

Horaire de travail : 35 heures par semaine. 

Port d’attache, modalités de travail et date d’entrée en fonction : à confirmer lors de l’affichage officiel. 

Candidature